Từ ngày 01/07/2025, tất cả doanh nghiệp phải có tài khoản định danh điện tử để thực hiện các giao dịch hành chính công trực tuyến. Đăng ký tài khoản định danh điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp lý mà còn là bước đi quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro không đáng có. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước để đăng ký tài khoản định danh điện tử theo đúng quy định pháp luật.

1. Định danh điện tử là gì?
Định danh điện tử là quá trình xác thực và xác nhận thông tin cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp thông qua các phương tiện điện tử. Đây là một phần của hệ thống quản lý thông tin trong môi trường số, giúp các tổ chức và cá nhân thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách nhanh chóng và an toàn.

Theo quy định tại khoản 4, Điều 40 Nghị định số 69/2024/NĐ-CP ngày 25/6/2024 của Chính phủ quy định về định danh và xác thực điện tử, từ ngày 01/7/2025 các cơ quan, tổ chức chỉ sử dụng duy nhất tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp để sử dụng trên Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh..

Theo đó, tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025. Tài khoản này có thể được sử dụng để:

• Ký số điện tử các tài liệu, hợp đồng, và văn bản hành chính.
• Khai báo thuế trực tuyến với cơ quan thuế.
• Đăng ký các dịch vụ hành chính công như cấp giấy phép kinh doanh, giấy phép xây dựng, và nhiều thủ tục hành chính khác…

2. Danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức gồm những thông tin gì?
Căn cứ tại Điều 6 Nghị định 69/2024/NĐ-CP danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức danh tính điện tử của cơ quan, tổ chức gồm những thông tin sau:

Số định danh của cơ quan, tổ chức;
Tên cơ quan, tổ chức gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có);
Ngày, tháng, năm thành lập;
Địa chỉ trụ sở chính;
Mã số thuế (nếu có);
Mã số doanh nghiệp (nếu có);
Mã định danh điện tử của cơ quan, tổ chức (nếu có);
Họ, chữ đệm và tên, số định danh cá nhân (hoặc số định danh của người nước ngoài) của người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức.

3. 02 cách đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

Việc đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp giúp tối ưu hóa các thủ tục hành chính và giao dịch trực tuyến. Dưới đây là các phương thức đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

3.1. Cách 1: Đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp online qua ứng dụng VNeID
Đây là phương thức phổ biến và thuận tiện nhất để đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp. Hệ thống VNeID cho phép doanh nghiệp thực hiện các thủ tục một cách nhanh chóng, chỉ cần qua điện thoại hoặc máy tính có kết nối Internet.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng VNeID

Tải ứng dụng VNeID trên kho ứng dụng Google Play (dành cho Android) hoặc App Store (dành cho iOS).

Cài đặt ứng dụng và đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử của người đại diện doanh nghiệp (nếu đã có tài khoản định danh cá nhân mức độ 2).

Bước 2: Đăng nhập vào ứng dụng

Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại điện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 2 để đăng nhập vào ứng dụng.

Chọn mục “Định danh tổ chức”: Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Định danh tổ chức” để bắt đầu quá trình đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp.

Bước 3: Điền thông tin doanh nghiệp

Nhập đầy đủ thông tin cần thiết về doanh nghiệp, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế (MST), địa chỉ trụ sở chính và thông tin người đại diện theo pháp luật và loại hình doanh nghiệp.

Bước 4: Tải lên các hồ sơ cần thiết

Đính kèm các tài liệu yêu cầu, bao gồm logo, bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy ủy quyền (nếu có), và các tài liệu khác liên quan.

Hồ sơ phải được scan hoặc chụp rõ ràng và có đầy đủ các thông tin hợp lệ.

Bước 5: Gửi yêu cầu và chờ xử lý

Sau khi điền đầy đủ thông tin và tải hồ sơ lên, doanh nghiệp gửi yêu cầu đến hệ thống. Cơ quan chức năng sẽ tiến hành xét duyệt và trả kết quả qua email hoặc trên ứng dụng.

Bước 6: Nhận kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo và thông tin tài khoản định danh điện tử qua email hoặc thông qua ứng dụng VNeID. Thời gian xử lý thông thường từ 5 đến 15 ngày làm việc.

Bạn có thể xem hướng dẫn đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp online qua ứng dụng VNeID chi tiết tại video dưới đây:

=>>> https://youtu.be/EqTxvESpQf8?si=GUqVpgNinSA8boHr

3.2. Cách 2: Đăng ký tài khoản định danh điện tử trực tiếp
Đối với những doanh nghiệp không thể thực hiện đăng ký qua ứng dụng VNeID, phương thức đăng ký trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh hoặc cơ quan quản lý căn cước công dân

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử (Mẫu TK02)

Doanh nghiệp cần điền thông tin vào Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử (theo mẫu TK02) do Bộ Công an cung cấp.
Mẫu phiếu này có thể tải từ website của Bộ Công an hoặc lấy trực tiếp tại các cơ quan công an.

                                                           Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết

Bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có công chứng), giấy ủy quyền (nếu có), các giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và một số tài liệu khác.

Lưu ý: các giấy tờ phải được công chứng hoặc sao y bản chính theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan cơ quan quản lý định danh hoặc cơ quan quản lý căn cước công dân tại địa phương

Doanh nghiệp mang bộ hồ sơ đầy đủ đến Cơ quan Công an cấp huyện hoặc Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội để nộp hồ sơ.
Các cán bộ công an sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 4: Xét duyệt và cấp tài khoản

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan công an sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt. Doanh nghiệp sẽ nhận kết quả qua email hoặc sẽ được thông báo qua hệ thống.
Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản định danh điện tử để sử dụng cho các giao dịch hành chính trực tuyến.

4. Trình tự, thủ tục và thời gian cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp đăng ký hoạt động tại Việt Nam
Trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định về trình tự thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với doanh nghiệp đăng ký hoạt động tại Việt Nam như sau:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được ủy quyền bởi người đại diện theo pháp luật, sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 đăng nhập vào Ứng dụng định danh quốc gia. Người đại diện cần cung cấp các thông tin theo yêu cầu và gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Lưu ý: Trước khi gửi yêu cầu, cần đảm bảo có sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật của tổ chức (nếu có).
Nếu nộp hồ sơ trực tiếp, người đại diện sẽ thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử theo mẫu TK02 được ban hành kèm theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Hồ sơ sẽ được nộp tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước ở nơi thuận tiện cho doanh nghiệp.
Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ tiến hành kiểm tra và xác thực thông tin của doanh nghiệp qua các Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Nếu thông tin về doanh nghiệp chưa có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc các cơ sở dữ liệu khác, cơ quan quản lý sẽ yêu cầu bổ sung thông tin hoặc xác nhận thêm.

Thời hạn giải quyết cấp tài khoản định danh điện tử
Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Nghị định này, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử có trách nhiệm giải quyết cấp tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp trong thời hạn như sau:
Không quá 03 ngày làm việc với trường hợp thông tin cần xác thực về tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;
Không quá 15 ngày với trường hợp thông tin cần xác minh về tổ chức không có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.
Kết luận
Việc sở hữu tài khoản định danh điện tử là một bước quan trọng trong việc chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp việc giao dịch và thực hiện các thủ tục hành chính trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Để tránh những rủi ro không đáng có sau ngày 01/07/2025, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các thủ tục định danh điện tử càng sớm càng tốt.