Hồ sơ và thủ tục hợp pháp hoá lãnh sư
Bạn đang có nhu cầu sử dụng giấy tờ do nước ngoài cấp tại Việt Nam, chắc hẳn bạn sẽ biết đến cụm từ “Hợp pháp hóa lãnh sự”. Hãy cùng Nhật Hoàng Khang tìm hiểu về thủ tục này.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ: Về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”.
Cơ quan này có thể là:
- Tại Việt Nam:
- Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
Hiện nay, rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:
- Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài;
- Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam;
- Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam;
- Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam;
- …
Cơ sở pháp luật quy định về Hợp pháp hóa lãnh sự
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
- Thông tư 157/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
- Thông tư 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự;
Giấy tờ thường được Hợp pháp hóa lãnh sự
Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thì các giấy tờ sau là các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại nước không phải là nước cấp:
- Bằng cấp và chứng chỉ
- Lý lịch tư pháp
- Đăng ký kết hôn
- Giấy khám sức khỏe
- ……
Lưu ý: Có những giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự nếu:
- Bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
- Giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.;
- Có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc;
- Có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam;
- …
Phí Hợp pháp hóa lãnh sự
Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.
Lưu ý:
- Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ)
- Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam, thì bạn cần phải thêm chi phí Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
- Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự:
- Phục vụ trực tiếp cho các hoạt động của các cơ quan của Đảng, Quốc hội, Chính phủ và các Bộ, cơ quan ngang Bộ;
- Được miễn thu phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết, tham gia hoặc thoả thuận có quy định khác thì được thực hiện theo quy định đó;
- Được miễn thu lệ phí hợp pháp hoá của các tổ chức, cá nhân nước ngoài trên cơ sở quan hệ ngoại giao “có đi có lại” và các trường hợp đối ngoại khác theo quyết định cụ thể của Bộ Ngoại giao.
Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?
Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn, chúng ta có thể thấy được, các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài là:
- Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội: 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM: số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM
Thời gian Hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Khoản 5 và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự là:
- 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, hoặc
- Không quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên
- Có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc
Ngoài ra, bạn còn cần thời gian xin hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp.
Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự
Dưới đây là trọn bộ hồ sơ bạn cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự, được quy định cụ thể tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:
– Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
– Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
– Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận)
– 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
– 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
– 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
– 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự: Giấy tờ có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
Quy trình thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự
Tại phần này, Nhật Hoàng Khang sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam.
Để có thể sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thực hiện 02 bước sau:
Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài
Công tác chứng thực này được thực hiện tại:
- Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
- Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.
Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự
- Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
- Sau đó, bạn mang bộ hồ sơ này lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.
- Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Bạn không cần thực hiện mục này nếu giấy tờ, tài liệu đó đã có tiếng Việt.
Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự
Nếu không đủ thời gian để tìm hiểu kỹ lương về quy trình, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hoặc không có thời gian để thực hiện các thủ tục này, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Nhật Hoàng Khang bằng cách liên hệ hotline: 0975.157.358 (Mr.Hoàng)– 0967.837.010 (Ms.Duyên) để hạn chế tối đa sai sót.
